I: Busque la lista de comprobación para la preparación de ChainConnect

This has been designed especially for head offices.  It will help you to prepare for the ChainConnect head office meeting and the individual audits at each of your properties.  During the meeting at your head office, we will look at central documents, reports and records as well as examples of site-specific documents from your properties, so the HQ Checklist will help you to make sure you have the right documents prepared.  View and download the ChainConnect Preparation Checklist Inglés | Español.

II: Descargue la lista de comprobación de Travelife para propiedades independientes

Cada una de sus propiedades se auditará contra el Travelife Standard. Para ello, hemos proporcionado esta lista de comprobación para ayudar a nuestros miembros a prepararse para cada auditoría. Le recomendamos que se descargue una copia que utilizará para diseñar un plan de mejora para cada una de sus propiedades. Todos los miembros de ChainConnect serán auditados según la «Lista de comprobación de Travelife para propiedades de tamaño mediano, grande y supergrande».  Haga clic aquí para consultar y descargar la lista de comprobación (disponible en varios idiomas).

III: Nombre a líderes de Travelife

Su proceso de certificación al completo será mucho más fluido si una persona en la sede central se responsabiliza de la cadena/grupo completo y es el principal punto de contacto con Travelife. 

Además, es un requisito de Travelife que cada hotel independiente en su grupo nombre a una persona que trabaje en las instalaciones para que se encargue de ello y disponga del tiempo suficiente para completar su tarea. En muchos hoteles, el director general o su ayudante ejercen de líder de Travelife, pero puede ser cualquier persona que tenga un amplio conocimiento de las operaciones del hotel, mantenga una buena relación con los jefes de departamento y la alta dirección confíe en ella para asumir esta responsabilidad.

Tanto los líderes de Travelife de la sede central como de cada propiedad independiente deberán trabajar juntos para evaluar la propiedad frente a Lista de verificación de Travelife.

IV: Involucre a otros miembros del equipo

Le recomendamos que forme un equipo con miembros relevantes del personal, tanto en la sede central como en cada propiedad, para ayudarle durante el proceso. 

Durante la reunión con la sede central, el equipo de Travelife revisará toda la documentación que haya preparado relacionada con la legislación, los permisos laborales, los derechos laborales y humanos, la gestión medioambiental, los proveedores, la comunidad y el compromiso del huésped. Por tanto, es buena idea si consulta con otros jefes de departamento y con los directores generales de cada propiedad antes de esta reunión, de manera que lo tenga todo listo y comprenda los procesos, los registros y la documentación actualmente en vigor.

En propiedades independientes, encontramos que principalmente se involucra al director general (o su asistente), los directores de Recursos Humanos y de Mantenimiento a la hora de evaluar el cumplimiento del hotel frente a Lista de verificación de Travelife, aunque quizás necesite consultar con otros jefes de departamento. 

En cada propiedad tendrá que revisar sus sistemas y procesos actuales relacionados con la energía, el agua, los residuos, los productos químicos y la adquisición. Encontramos que esta labor involucra principalmente a los equipos de mantenimiento, alimentos y bebidas, y servicio de limpieza de habitaciones. Estos equipos deberán ser informados de lo que está ocurriendo e identificar cuáles son las áreas de Lista de verificación de Travelife en las que necesitarán ayuda a fin de lograr el mejor resultado posible de la auditoría.

V: Recabe información y tramite el acceso

Durante la reunión con la sede central, necesitará poder tener acceso a una variedad de documentos, desde permisos y licencias hasta registros de mantenimiento. Esto también será necesario en propiedades independientes, cuando el auditor verificará que todas sus políticas y procedimientos centrales se hayan implementado correctamente en cada ubicación.

Si los líderes de Travelife no forman parte del equipo de la alta dirección, deberá asegurarse de que tenga permiso para acceder a toda esta información, incluyendo información confidencial como registros de nóminas. 

VI: Identifique lo que hace bien y lo que necesita mejorar

Depende de usted cómo lo haga, aunque a continuación le indicamos un proceso que creemos que resultará útil para la mayoría de nuestros miembros. Hemos sugerido un proceso manual, pero podría ahorrar papel (y tiempo) si utiliza un dispositivo portátil, como una tableta:

Para la reunión entre la sede central y ChainConnect:

1. Use la lista de comprobación para la preparación de la ChainConnect. Inglés | Español
2. Conteste cada una de las preguntas. Si cree que tiene evidencia que demuestre que cumple con el Travelife Standard, tome nota de cuál es dicha evidencia y dónde encontrarla. Cuando no lo cumpla, tome nota de qué es lo que necesita cambiar o mejorar.
3. Transfer these notes to a document that you will use to create a plan that ensures you make all the required improvements before your ChainConnect head office meeting.

Para las auditorías en cada propiedad:

1. Imprima la Lista de verificación de Travelife.
2. Conteste cada una de las preguntas. Si cree que tiene evidencia que demuestre que la ropiedad cumple con el Travelife Standard, tome nota de cuál es dicha evidencia y dónde encontrarla. Cuando no lo cumpla, tome nota de qué necesita hacerse en la propiedad para cambiar o mejorar.
3. Pase estas notas a un documento que utilizará para crear un plan para la propiedad con el que se asegure de que todas las mejoras requeridas se completen antes de su auditoría.

After the head office meeting, Travelife will send you a report that will describe any improvements you need to make before the individual property audits take place.  You should use this to create a plan so that your hotels are properly prepared.

I: Crear un plan de mejora

Este debería incluir una lista de los criterios de Travelife que todavía no cumple y las medidas que adoptará. En la Member Zone encontrará muchas herramientas para ayudarle con este proceso, por tanto, asegúrese de comprobar los criterios que necesita para trabajar en el conjunto de Kit de Herramientas de Sostenibilidad donde encontrará directrices, plantillas y ejemplos. La manera en la que escriba su plan de acción depende de usted; más adelante, le ofrecemos un ejemplo de cómo puede hacerlo.

II: Implementar su plan y supervisar sus avances

Estas son algunas cosas que recomendamos para ayudarle a implementar y supervisar su plan de mejora:

Planifique tiempo para trabajar en su plan:  Los líderes de Travelife deberán reservar tiempo periódicamente para trabajar en las mejoras. La mayor parte de esta tarea dependerá de otras personas o departamentos, por tanto, planifique reuniones con antelación con el personal correcto, de manera que este también pueda reservar tiempo para trabajar en esta cuestión.

Mantenga a la alta dirección informada:  Si no forma parte del equipo de la alta dirección, asegúrese de mantener a los altos directivos informados. Puede que estos tengan que autorizar compras, aprobar políticas o pedirle a otros miembros del personal que realicen ciertas tareas, por tanto, es importante que respalden esta labor.

Reuniones periódicas: Añada Travelife al orden del día en las reuniones con los departamentos, así podrá analizar los avances que cada departamento esté haciendo y planificar las siguientes tareas.

Busque el respaldo de todo el personal:  Vea si puede añadir el asunto en una sesión informativa para todo el personal (o en sesiones informativas para departamentos), de modo que todo el personal entienda lo que está pasando y cómo respaldar las tareas de sostenibilidad realizadas por su empresa.

You will work with your dedicated Travelife account manager to schedule a date for the head office meeting and with your assigned auditor to schedule the individual property audits.  For the head office meeting, it is helpful if you have a range of date options available as Travelife will need to fly some staff from London and may have to fly in your auditor from another country.  Please also ask your General Managers to offer several date options for their individual audits as it is likely that the auditor will be travelling from another location, so will need to coordinate travel and manage their workload in order to accommodate your properties.

PREGUNTAS Y RESPUESTAS

¿Podemos elegir nuestras fechas para la reunión entre la sede central y ChainConnect y de la auditoría?

Haremos todo lo posible para satisfacer las solicitudes de fechas especiales pero no podemos garantizarlo, ya que todo depende de la disponibilidad del equipo de Travelife y los auditores. Comenzamos el proceso de asignación de auditorías con tres meses de antelación, así que cuanto antes nos avise, mejor. En cuanto se le haya asignado un auditor, la elección de una fecha y hora conveniente para ambas partes dependerá de usted (o de un representante en cada propiedad) y del auditor.

¿Qué ocurre si cancelo nuestra fecha para la auditoría o la cambio?

Si cancela o cambia una fecha de auditoría confirmada en un plazo de 30 días antes de la llegada prevista del auditor, se le puede cobrar hasta 1500 euros para cubrir los de gastos de cancelación para cubrir los gastos del auditor.  Haga clic aquí para ver nuestros Términos y condiciones de suscripción donde se explican las obligaciones de Travelife y sus miembros con respecto a las auditorías.

¿Podemos elegir a nuestro auditor?

Es importante que nuestros auditores autorizados sean independientes, objetivos e imparciales, por eso deben cumplir un estricto Código de conducta y firmar nuestra Política anticorrupción y antisoborno. Para mantener esta independencia no permitimos que nuestros socios elijan a sus auditores ni al revés. Pedimos a nuestros auditores que declaren cualquier conexión que puedan tener con nuestros socios y no asignamos un auditor a un establecimiento con el que hayan tenido alguna relación, tanto en el pasado con en la actualidad.

Descargue su Checklist del día de Auditoría para asegurar que tiene todos los requisitos en su lugar antes de la visita. Inglés | Español

Es importante recordar que Travelife emplea auditores independientes que son libres de decidir cuál es la mejor manera de auditar su propiedad. Eso quiere decir que Travelife no puede decirle qué es lo que le pedirán que les enseñe, con quién pedirán hablar o a dónde les gustaría ir. Sabemos que muchos miembros suspenden algunos de nuestros requisitos debido a cosas simples como no poder encontrar documentos o no encontrar las llaves de, por ejemplo, las áreas de almacenamiento, que un auditor les pida inspeccionar. Vale la pena dedicar tiempo a prepararlo todo, por eso, a continuación le indicamos nuestros consejos para ayudarle:

Conteste los emails de manera rápida y precisa:  Su auditor se pondrá en contacto con usted para confirmar fechas, horas, direcciones, etc. Puede que también tenga otras preguntas de carácter más general sobre cada propiedad que le ayudarán a prepararse para que todo vaya sobre ruedas el día de la auditoría. Le rogamos que responda sus emails de forma rápida y precisa.

Sepa dónde están los documentos:  Repase la Lista de verificación de Travelife y asegúrese de que cada líder de Travelife en cada propiedad sepa dónde encontrar toda la documentación que puede que necesite enseñar. El auditor está obligado a mantener la confidencialidad de cualquier información que obtenga de su personal y sobre sus operaciones (salvo el hecho de divulgar la información a Travelife a efectos de escribir su informe de auditoría). Travelife también está obligado a mantener la confidencialidad de la información y a guardarla de una manera segura como parte de nuestro acuerdo de asociación con usted. Por lo tanto, el auditor no aceptará la confidencialidad como excusa para no enseñarle los documentos que pida.

Asegúrese de que la persona que acompaña al auditor pueda acceder a cualquier área de su propiedad:  No puede denegar el acceso al auditor y este no aceptará excusas como que no puede encontrar las llaves o al miembro del personal adecuado para negarle el acceso. Le recomendamos que dedique tiempo a pensar en ello antes de la auditoría. Por ejemplo, ¿podrá acceder el auditor al tejado para inspeccionar los paneles solares o las unidades de aire acondicionado? ¿Puede entrar en salas de conductos para servicio, cuartos de calderas, salas de filtros de piscina y áreas de almacenamiento? ¿Puede acceder a una variedad de habitaciones de huéspedes?

Entrevistas al personal:   Su auditor podría pedirle entrevistar al personal durante cada auditoría sin que haya nadie de su empresa presente. Este puede elegir el personal al azar; se espera que usted lo ponga a su disposición lo antes posible y que habilite un área privada para poder llevar a cabo la entrevista. La propiedad perderá inmediatamente cualquier certificación que tenga y la afiliación a Travelife si averiguamos que se ha hecho cualquier clase de amenaza o se han tomado represalias contra el personal para conseguir que este dé respuestas falsas en dichas entrevistas.

Ponga a disposición personal con los conocimientos correctos:  Puede que su auditor tenga preguntas técnicas o sobre procesos específicos de sus operaciones que desee preguntar directamente a las personas que trabajan en los departamentos correspondientes. Aquí podría incluirse el personal del servicio de limpieza de habitaciones, el personal de cocina, ingenieros, camareros, trabajadores de mantenimiento, etc. Le recomendamos que se asegure de que el personal que represente a todos sus departamentos y que conozca exactamente cuáles son los procedimientos que siguen esté disponible ese día. Los auditores no aceptarán la ausencia del personal como excusa para no proporcionar evidencia con relación a determinado requisito.

SUS INFORMES DE AUDITORÍA

Los informes de auditoría estarán disponibles en la Evergreen una vez que cada área haya pasado por una rigurosa comprobación de calidad por parte del equipo de Travelife. Durante periodos de mayor actividad, esto puede llevar hasta 30 días, pero haremos todo lo posible por hacerlos disponibles antes.

Haga clic aquí para iniciar sesión en su Evergreen.

EL RESULTADO DE LAS AUDITORÍAS

Cada informe de auditoría mostrará una de tres cosas:

La propiedad está certificada:  Esto significa que encontramos evidencia de que cumplían todos los requisitos del Travelife Standard. Nos pondremos en contacto con usted de nuevo por email para explicarle que ocurrirá después.

La propiedad necesita algunas mejoras:  Esto significa que la propiedad no cumplió entre 1 y 40 de los requisitos del Travelife Standard. Un miembro de nuestro equipo de Certificaciones, Compliance y Control de Calidad le informará de lo que necesita hacerse para cumplir estos requisitos, incluido el tipo de evidencia que necesita enviarnos. Deberá informarnos de que ha comenzado a hacer mejoras en la propiedad en un plazo de un mes desde que recibió el informe de auditoría, de otro modo, asumiremos que no tiene intención de continuar y suspenderemos la auditoría. Deberá completar todas las mejoras de las propiedades en un plazo de seis meses desde que recibió el informe de auditoría, de otro modo, deberá pagar por otra auditoría.

La propiedad no cumplió más de 40 requisitos de Travelife:  Si la propiedad tiene 40 o más mejoras por hacer, deberá pagar para que esta se someta a otra auditoría. Nuestro equipo se pondrá en contacto con usted para explicarle por qué ocurrió y cómo organizar una repetición de la auditoría.

RECLAMOS Y APELACIONES DEL PROCESO DE AUDITORÍA Y CERTIFICACIÓN

Tiene derecho a presentar una apelación si no está de acuerdo con una decisión que se haya tomado con relación a si una propiedad ha cumplido o no con el Travelife Standard. Además, tiene derecho a presentar una reclamación si siente que su negocio ha sido víctima de una conducta inapropiada o contraria a la ética profesional por parte de un auditor de Travelife o un miembro del personal en cualquier momento.  Haga clic aquí para ver el procedimiento para presentar reclamos y apelaciones.

Una vez que una propiedad alcanza el Travelife Gold, recibirá un email de nuestro equipo de asistencia a los miembros. En este, le informaremos sobre sus ventajas y los recursos que puede utilizar para dar a conocer su certificación en sostenibilidad. Entre ellos se incluyen los siguientes:

Certificado Travelife Gold:  Se adjuntará al email para que pueda imprimirlo a color inmediatamente. Recuerde que es un requisito de Travelife que este certificado se exhiba en un área pública de cada propiedad certificada.

Logo Travelife Gold:  Se adjuntará al email junto con las directrices de la marca Travelife, donde se explica cómo puede utilizarse.

Travelife Collection:  Se le enviarán instrucciones sobre cómo cargar y gestionar sus anuncios en el sitio web de la propiedad en la Travelife Collection. Se trata de un sitio web donde viajeros y agentes de viajes pueden buscar propiedades Travelife Certified. Puede utilizar cada publicidad para comunicar sus logros en cuanto a sostenibilidad a huéspedes existentes y potenciales.

Placa de Travelife Gold:   Debido al coste medioambiental de producir, enviar y eliminar las placas de Travelife Gold, estamos desalentando su uso. Los miembros que reciban la Certificación Gold a partir del 1 de abril de 2019 pueden solicitárnosla como parte del Paquete Gold (ver a continuación).

El Paquete Gold: Está disponible bajo petición y sin costes para los miembros de ChainConnect. Incluye un certificado especialmente impreso y grabado dorado, una pegatina/calcomanía para la ventana/puerta y una placa. Se le enviará información sobre cómo solicitar un Paquete Gold en el email de certificación o también puede hacer clic en el enlace siguiente para pedir un paquete para una propiedad que haya sido certificada.

Formulario de pedido del paquete Travelife Gold

Se celebrará en su oficina central (o en otra ubicación adecuada de su elección) en la fecha que usted acuerde con su director de cuenta de Travelife. Le recomendamos que esta reunión se celebre como mínimo dos meses antes de que se lleve a cabo cualquier auditoría independiente en sus propiedades, de manera que disponga de tiempo para hacer cualquier mejora y de trabajar con los hoteles en aquellos aspectos que necesitan tener en vigor en cada ubicación.

Sugerimos que a la reunión asista el personal central en su grupo que sea responsable de implementar sus iniciativas de sostenibilidad. A veces, esto recae en la persona que haya nombrado líder de Travelife, aunque quizás también desee involucrar al personal de Recursos Humanos, Operaciones y Compras. Si necesita asesoramiento, discuta este punto con su director de cuenta de Travelife.

Desde Travelife, enviaremos a su director de cuenta junto con el especialista en certificaciones de Travelife y el auditor que haya sido asignado a su grupo. Algunas veces enviamos a más personas. Por ejemplo, si usted es una gran cadena que opera en varios países, podríamos asignarle más de un auditor o especialista en certificaciones, y todas estas personas asistirán a la reunión.

Generalmente, dura un día laboral completo, con la reunión comenzando sobre las 9:00 y acabando en torno a las 18:00.

Nosotros nos haremos cargo de todos nuestros gastos de viaje. Si fuera necesaria una noche de alojamiento durante nuestra visita y dispone de un hotel en la localidad donde pueda ofrecernos una tarifa reducida, se lo agradeceríamos mucho.

No. La reunión es simplemente una manera en la que podemos ayudarle a preparar las auditorías independientes en cada una de sus propiedades. Las auditorías tendrán lugar en cada propiedad independiente y puede hacer haga clic aquí para obtener más información al respecto.

Su director de cuenta le proporcionará más información sobre ello, pero necesitará seguir nuestra lista de comprobación para la preparación de Travelife ChainConnect. Haga clic aquí para descargarla Inglés | Español. La lista de comprobación contiene instrucciones y ejemplos sobre cómo utilizarla. Asimismo, contiene enlaces a directrices, plantillas y ejemplos relacionados que ofrecemos para cada sección.

The Certifications team will send you a list of documents that you need to prepare and send back to them no later than 7 days before the head office meeting. Click this link to download it English.

Seguiremos la lista de comprobación punto por punto con usted y revisaremos la evidencia que tiene que demuestra su cumplimiento con cada pregunta. Explicaremos cualquier otra mejora que necesite hacer y le aconsejaremos sobre cómo implementar cada área en sus hoteles independientes.

Redactaremos un informe para usted que explique cualquier mejora que necesite hacer. Normalmente le enviaremos el informe en un plazo de entre 14 y 28 días tras la reunión. A continuación, deberá implementar nuestras recomendaciones de cambios y asegurarse de que estén en vigor en cada una de sus propiedades antes de que sean auditadas.

Siempre que sea posible, el mismo auditor que asistió a la reunión con la sede central llevará a cabo las auditorías. El auditor o los auditores asignados a su cadena trabajarán con usted para programar una auditoría en cada una de sus ubicaciones.  Haga clic aquí para obtener más información sobre cómo programar auditorías.