Preparación de la auditoría
Por favor, seleccione su propiedad o el tamaño de su grupo a continuación para que pueda ver los recursos correctos, las autoevaluaciones y las listas de verificación para su tipo de propiedad.
Propiedades individuales con una ocupación máxima de 1 a 30 huéspedes por noche
Propiedades individuales con una ocupación máxima de 31 a 160 huéspedes por noche O Grupos de Hoteles con una ocupación combinada de 31 a 160 huéspedes por noche.
Propiedades individuales con una ocupación máxima de más de 161 huéspedes por noche O grupos de hoteles con una ocupación máxima combinada de más de 161 huéspedes por noche
Acciones
El plan de certificación de 6 pasos
Si esta es su primera auditoría o si es un miembro experimentado de Travelife, le recomendamos que siga nuestro Plan de Certificación de 6 Pasos para estar lo mejor preparado posible para su auditoría y tener la mejor oportunidad de obtener la Certificación de Oro de Travelife.
Nombrar a un líder de Travelife: su proceso de certificación completo funcionará mucho mejor si una persona se hace responsable del mismo. Además, es un requisito de Travelife que su negocio identifique a una persona que se encargue de ello y disponga del tiempo suficiente para completar su tarea. En muchos hoteles, el director general o su ayudante se encargan de esta función, pero puede ser cualquier persona que tenga un amplio conocimiento de sus operaciones, mantenga una buena relación con los jefes de departamento y la alta dirección confíe en ella para asumir esta responsabilidad.
Involucrar a otros miembros del equipo: le recomendamos que forme un equipo con miembros relevantes del personal para ayudarle durante el proceso. Deberá dedicar tiempo a analizar cosas como legislaciones, normativas y documentación corporativa; en general, encontramos que el director general (o su Asistente), los jefes de recursos humanos y mantenimiento son los que suelen estar involucrados en esta etapa, aunque puede que necesite consultar con otros jefes de departamento. También tendrá que revisar sus sistemas y procesos actuales relacionados con la energía, el agua, los residuos, los productos químicos y las compras. Consideramos que esto involucra principalmente a los equipos de mantenimiento, alimentos & bebidas y servicio de limpieza de habitaciones. Estos equipos deberán ser informados de lo que está ocurriendo e identificar cuáles son las áreas del Travelife Standard en las que necesitarán ayudar.
Descargar el formulario de autoevaluación correcto: hemos elaborado formularios de autoevaluación opcionales para ayudarle a identificar las mejoras necesarias antes de realizar su auditoria. Existen diferentes versiones, según el tamaño de su establecimiento y si es su primera o segunda auditoria. Los enlaces mas arriba le guiara al formulario de autoevaluación adecuado. En la primera página del documento encontrará información acerca de cómo rellenar el formulario de autoevaluación y los tipos de evidencias que el auditor buscará en el día de la visita. Puede encontrarlo en la página de Preparación de la Auditoria y están disponibles en inglés, griego, castellano y turco.
Descargue el formulario de autoevaluación correcto: este es el mismo checklist que los auditores y Travelife usan a la hora de evaluar si ha cumplido con los requisitos de nuestra certificación. Recomendamos que descargue y estudie este documento. Puede encontrarlo en la página de Preparación de la Auditoria y están disponibles en inglés, griego, castellano y turco.
Use el formulario de autoevaluación para crear un plan de mejoras: dentro del formulario de autoevaluación existen zonas para anotar las mejoras identificadas para cumplir con los requisitos de nuestra certificación. Los establecimientos grandes con varios empleados involucrados en el programa Travelife, o aquellos que tienen muchas mejoras, pueden usar el formulario para crear un plan de mejoras mas elaborado que incluye información acerca de las fechas limites y las personas responsables por cada sección.
Implementar su plan y supervisar sus avances: estas son algunas cosas que recomendamos para ayudarle a implementar y supervisar su plan de mejora:
Planifique tiempo para trabajar en su plan: el líder de Travelife deberá reservar tiempo periódicamente para trabajar en las mejoras. La mayor parte de esta tarea dependerá de otras personas o departamentos, por tanto, planifique reuniones con antelación con el personal correcto, de manera que este también pueda reservar tiempo para trabajar en esta cuestión.
Mantenga a la alta dirección informada: si no forma parte del equipo de la alta dirección, asegúrese de mantener a los altos directivos informados. Puede que estos tengan que autorizar compras, aprobar políticas o pedirle a otros miembros del personal que realicen ciertas tareas, por tanto, es importante que respalden esta labor.
Reuniones periódicas: añada Travelife al orden del día en las reuniones con jefes de departamento, así podrá analizar los avances que cada departamento esté haciendo y planificar las siguientes tareas.
Busque el respaldo de todo el personal: vea si puede añadir el asunto en una sesión informativa para todo el personal (o en sesiones informativas para departamentos), de modo que todo el personal en su propiedad entienda lo que está pasando y cómo respaldar las tareas de sostenibilidad realizadas por su empresa.
Si desea registrar otra propiedad por favor haga clic aquí para visitar nuestra página de programación de auditorías que recomienda cuándo deberá tener su auditoria, el formulario de solicitud de auditoria, y respuestas a las preguntas más comunes sobre la programación de auditorías.
Decida quien acompañara al auditor en el día de la visita: debe haber al menos una persona con el auditor durante todo el día que tenga la autoridad para acceder a toda la documentación y las zonas del establecimiento, o que pueda organizar el acceso.
Este preparado para presentar evidencias que cumple con los requisitos de Travelife: el auditor necesitará ver evidencias de que ha cumplido con los requisitos de la certificación de Travelife, lo que significa que pedirá ver una gama de documentos y registros, una inspección completa de la propiedad, y hablar con los empleados. Debe asegurar que tanto los documentos, como las áreas y los empleados, estén disponibles en el día de la auditoria. Aconsejamos apuntar en el formulario de autoevaluación dónde se puede localizar las evidencias, así como cualquier permiso especial que necesite organizar.
Asegure que puede acceder a Evergreen: Evergreen es el sistema de certificación de Travelife y deberá tener el acceso para acceder a su informe de auditoria y para trabajar en las mejoras post-auditoria. Si desea registrar otra propiedad por favor haga clic aquí para entrar a Evergreen y envie un correo a info@travelife.org si necesita una invitación para registrarse. Si desea registrar otra propiedad por favor haga clic aquí por más información acerca de Evergreen y cómo usarla.
Descargue y completa nuestro checklist del día de la auditoria: hemos elaborado un checklist para recordarle las tareas necesarias en la semana antes de su auditoria. Inglés o Español.
Después de su auditoria el auditor completara el informe de auditoria que se envía a Travelife para el control de calidad. En las temporadas altas puede tardar hasta 28-dias. Recibirá un correo con uno de los siguientes resultados:
Está certificado: esto significa que encontramos evidencia de que cumplía todos los requisitos del Travelife Standard.
Necesita hacer algunas mejoras: esto significa que no cumplió entre 1 y 40 de los requisitos del Travelife Standard. Podrá entrar a Evergreen para ver su informe de mejoras que explicara lo que tiene que hacer para cumplir con los requisitos. Deberá empezar a trabajar en las mejoras dentro de 1-mes desde el resultado oficial, y asegurar que están completados dentro de 6-meses. Si no cumple con esta fecha límite, se asumirá que no pretende continuar con el programa y suspenderá la auditoria. Deberá entregar las evidencias y comunicarse con el equipo técnico de Travelife sobre las mejoras dentro del sistema Evergreen.
No cumplió más de 40 requisitos de Travelife: si tiene 40 o más mejoras por hacer, deberá pagar para someterse a otra auditoría. Tendrá acceso a su informe de auditoría en Evergreen que marcará los requisitos no cumplidos.
Reclamaciones y apelaciones del proceso de auditoría y certificación: Tiene derecho a presentar una apelación si no está de acuerdo con una decisión que se haya tomado con relación a si ha cumplido o no con el Travelife Standard. Además, tiene derecho a presentar un reclamo si siente que ha sido víctima de una conducta inapropiada o contraria a la ética profesional por parte de un auditor de Travelife o un miembro del personal en cualquier momento durante su proceso de auditoría y certificación. Si desea registrar otra propiedad por favor haga clic aquí para ver el procedimiento para presentar reclamos y apelaciones.
Tanto si es miembro como si está renovando su certificación, una vez que logre Travelife Gold recibirá un email de nuestro equipo de Asistencia a los miembros. En este, le informaremos sobre sus ventajas y los recursos que puede utilizar para dar a conocer su certificación en sostenibilidad. Entre ellos se incluyen los siguientes:
Certificado y logo de Travelife: podrá descargarlos en Evergreen. Recuerde que es un requisito de Travelife que este certificado se exhiba en un área pública de su propiedad.
Travelife Collection: Se le enviarán instrucciones sobre cómo cargar y gestionar sus anuncios en el sitio web de Travelife Collection. Se trata de un sitio web donde viajeros y agentes de viajes pueden buscar propiedades con la Certificación Travelife. Puede utilizar su publicidad para comunicar sus logros en cuanto a sostenibilidad a huéspedes existentes y potenciales.
Placa de Travelife Gold: Debido al coste ambiental de producir, enviar y eliminar las placas de Travelife Gold, estamos desalentando su uso. Los miembros que reciban la Certificación Gold a partir del 1 de abril de 2019 pueden solicitárnosla por un coste adicional como parte del Paquete Gold (ver a continuación).
El Paquete Gold: This is available on request for Members who receive their Gold Certification from 1st April 2019. It includes a specially printed and gold embossed certificate, a window/door decal sticker and a plaque. The cost is €75 including shipping and in order to offset some of the environmental impacts of producing and shipping the pack, we will donate €5 for every pack purchased to WasteAid, una organización benéfica del Reino Unido dedicada a gestión de residuos en países en vías de desarrollo que carecen de una buena infraestructura. Los miembros de ChainConnect y aquellos que hayan mantenido una certificación durante seis años consecutivos (sin fallar nunca durante dicho periodo de tiempo) pueden solicitar un Paquete Gold gratis en la dirección info@travelife.org. Si desea registrar otra propiedad por favor haga clic aquí para más información sobre el Paquete Gold y para el formulario de pedido online.