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Para clientes de ChainConnect: Si usted es una oficina central de una cadena hotelera que se está preparando para las renovaciones bajo nuestro programa ChainConnect, haga clic aquí para iniciar sesión en Evergreen y luego haga clic en el icono "Atención al cliente" en el menú principal. Esto lo llevará a nuestra página especial de soporte de ChainConnect. Aún puede utilizar la información a continuación para encontrar información general sobre cómo prepararse para las auditorías en las propiedades individuales de su grupo.
Actualice el perfil de su propiedad en Evergreen
Es importante que verifique que toda la información que tenemos sobre su propiedad en Evergreen, incluida la información de contacto, sea correcta.
No podrá realizar una auditoría de inspección hasta que podamos ver que ha revisado esta información.
Pague la tarifa de recertificación
Su tarifa de recertificación vence antes de que caduque su certificación (2 años después de la fecha de su auditoría).
Travelife le enviará un recordatorio y una factura aproximadamente 6 meses antes de la fecha de vencimiento de su certificación y ofrecemos descuentos para propiedades que paguen anticipadamente. Envíe un correo electrónico a info@travelife.org si tiene alguna pregunta sobre las facturas.
Puede ver las Tarifas de Recertificación actuales aquí e incluyen todo lo que necesita para su recertificación, como la auditoría de inspección, la auditoría de control anual y el acceso a todas las herramientas, recursos y beneficios habituales.
¡Importante! Debe tener su auditoría de inspección dentro de los 12 meses posteriores al pago de su Tarifa de Recertificación. Si no cumple con este plazo, tendrá que pagar otra tarifa más alta y, a menos que sea una Micro propiedad, tener una auditoría de inspección de 2 días en lugar de la auditoría habitual de 1 día a la que tienen derecho las propiedades recertificadas.
Programe su auditoría de inspección
Comenzamos el proceso de asignación de auditores a las propiedades aproximadamente 6 meses antes de que expire su certificación. También puede solicitar una auditoría en cualquier momento completando el Formulario de soliciud de auditoría que está disponible en Evergreen.
Le recomendamos realizar su auditoría al menos 30 días antes de la fecha de vencimiento de su certificación para que su certificación no caduque.
Debes realizar tu auditoría de inspección dentro de un año de haber pagado la tarifa de recertificación, de lo contrario tendrás que pagar otra.
Actualice sus conocimientos
Si ha pasado mucho tiempo desde la última vez que trabajó con Travelife, o si es nuevo en su trabajo, encontrará una variedad de herramientas para ayudarlo a prepararse para su auditoría de Travelife.
Nuestro módulo de aprendizaje electrónico Introducción a Travelife se completa en menos de una hora y describe los requisitos de Travelife y el proceso de certificación.
Contamos con varios otros módulos de e learning en inglés y español que cubren los requisitos de certificación de Travelife con más detalle, mientras que nuestros módulos de "Conocimientos básicos sobre sostenibilidad" ofrecen formación especialmente para proveedores de alojamiento sobre temas como las emisiones de gases de efecto invernadero, el trabajo, los derechos humanos y las adquisiciones sostenibles.
Puede acceder a estos recursos haciendo clic en el ícono “Support Website ” en el menú principal de Evergreen.
Prepárese para su auditoría de inspección
Es muy importante dedicar tiempo a prepararse adecuadamente para su auditoría de inspección. En Travelife vemos continuamente un vínculo directo entre la cantidad de tiempo que dedica una propiedad a la preparación y el hecho de realizar una auditoría exitosa y útil. Cuando una propiedad no pasa la auditoría, en casi todos los casos el auditor nos dice que el personal no estaba preparado y no había utilizado las guías, herramientas, plantillas y e-learning que proporcionamos en la página de atención al cliente.
Puede acceder a estos recursos haciendo clic en el ícono “Support Website” en el menú principal de Evergreen. Incluyen una página de preparación para la auditoría de inspección donde puede encontrar listas de verificación y una lista de documentos que su auditor probablemente quiera ver.
La auditoría de inspección.
Cuando se asigna un auditor a su propiedad, Travelife lo pondrá en contacto con ellos para que puedan confirmar detalles como su hora de llegada.
Después de una reunión de apertura, el auditor le pedirá ver varios documentos y debe asegurarse de que puedan acceder a todas las partes de las instalaciones, incluidas algunas habitaciones. También pedirán hablar con varios empleados, a veces requiriendo que entrevisten al personal en privado.
Al final de la auditoría habrá una reunión de cierre donde se le brindará cierta retroalimentación, pero el auditor no puede decirle si está certificado ya que esa decisión la tomará Travelife (ver Paso 7).
Encontrará una lista de verificación de preparación para la auditoría de inspección en el ícono " Support Website" ubicado en el menú principal de Evergeen.
Resultados de la auditoría (decisiones de certificación)
Después de cada auditoría, los auditores redactan un informe para Travelife en el que detallan sus hallazgos con respecto a cada requerimiento y formulan una recomendación sobre si una propiedad los cumple o no los cumple. El personal especializado de Travelife revisa el informe del auditor, decide si considera que se han encontrado evidencias suficientes para cada requerimiento y si está de acuerdo o no con las recomendaciones del auditor. Todo este proceso se conoce como control de calidad y puede tardar hasta 30 días en completarse.
Una vez que el informe de auditoría esté listo, se le notificará por correo electrónico y podrá verlo en el perfil Evergreen de la propiedad.Existen 3 posibles decisiones de certificación que hemos descrito a continuación.
La propiedad está certificada por Travelife Esto significa que hemos encontrado evidencias de que el establecimiento cumple todos los requerimientos de certificación de Travelife. La certificación es válida durante 2 años y está sujeta a la auditoría anual de comprobación de la certificación que explicamos más adelante en esta guía.
Se necesitan mejoras posteriores a la auditoría: Esto significa que la propiedad no cumplía entre 1 y 40 de los Requerimientos de Certificación de Travelife. Tenga en cuenta que la mayoría de las propiedades tienen al menos unas pocas mejoras que hacer después de su auditoría, por lo tanto, no es nada de qué preocuparse.
Un informe de mejoras estará disponible en el perfil Evergreen de la propiedad que explica exactamente qué requerimientos no se cumplieron y lo que hay que hacer para demostrar el cumplimiento. Evergreen debe utilizarse para presentar evidencias de que se han realizado las mejoras solicitadas.
Todas las mejoras deben completarse en un plazo de 6 meses a partir de la fecha de la auditoría de inspección; de lo contrario, la propiedad no obtendrá la certificación y deberá solicitar otra auditoría de inspección con un costo adicional.
La propiedad no está certificada Esto significa que la propiedad no cumple con más de 40 de los Requerimientos de Certificación de Travelife. El informe de auditoría estará disponible en el perfil Evergreen de la propiedad que explica exactamente qué requerimientos no se cumplieron. Si desea continuar el proceso de certificación con esta propiedad, será necesario programar otra auditoría con un costo adicional.
Certificación Travelife
Cuando un establecimiento obtiene la Certificación Travelife, recibe un certificado y un logotipo que puede exhibir. La propiedad también se incluye en los informes que proporcionamos a las empresas de viajes, que utilizan esta información para identificar qué propiedades de su propia cartera tienen una certificación.
También publicamos estas propiedades en nuestro sitio web para consumidores, www.staybetterplaces.com para que los viajeros y cualquier otra persona interesada puedan encontrar propiedades con Certificado Travelife.
La certificación es válida durante 2 años a partir de la fecha de auditoría, pero está sujeta a las auditorías anuales de certificación (Paso 9).
Mantenimiento de su certificación
Como se describe en el Acuerdo de Certificación de Alojamiento, debe mantener el cumplimiento de los Requisitos de Certificación de Travelife en todo momento. El Acuerdo también describe el proceso que sigue Travelife si descubrimos que usted ya no cumple con uno o más de los requisitos antes de que caduque su certificación.
Aproximadamente 1 año después de cada auditoría de inspección será necesario que su propiedad se someta a una auditoría de verificación de certificación remota. En la mayoría de los casos, el mismo auditor que llevó a cabo la auditoría de inspección también será asignado para trabajar en la auditoría remota.
Este es un proceso simple que implica subir información (por ejemplo, documentos, completar formularios) en un área especial de Evergreen a la que puede acceder a través del panel de Evergreen de su propiedad. Tenga en cuenta que esta nueva área de Evergreen no estará disponible hasta 2025, cuando Travelife espera que se realicen las primeras auditorías de control remotas. Travelife enviará un correo electrónico a la persona de contacto principal que tiene registrada para su propiedad para recordarle que vence la verificación de certificación y explicarle el proceso. Si no pasa la auditoría de verificación de certificación, se le retirará la certificación y deberá comenzar el proceso de recertificación nuevamente.