ANTICORRUPCUÓN Y ANTISOBORNO

Tratamos de gestionar nuestro negocio de forma transparente, por eso queremos garantizar que todo el mundo pueda comprobar nuestro compromiso por prevenir los sobornos y la corrupción. Además de formar a nuestro personal y nuestros auditores por contrato, esperamos que todos nuestros miembros y proveedores cumplan esta política.

Es política de Travelife llevar a cabo todos nuestros negocios de forma honesta y ética. Seguimos una política de tolerancia cero frente a la corrupción y los sobornos, y estamos comprometidos a actuar de forma profesional, justa y con integridad en todas nuestras actividades y relaciones comerciales dondequiera que trabajemos, además de implantar y hacer valer sistemas eficaces para luchar contra los sobornos. Cumpliremos todas las leyes relevantes en la lucha contra los sobornos y la corrupción en todas las jurisdicciones donde operamos. Sin embargo, seguimos sometidos a la legislación del Reino Unido, incluida la Bribery Act 2010 (Ley sobre sobornos) en lo que respecta a nuestra conducta tanto dentro como fuera del Reino Unido.

El objetivo de esta política es: -

Establecer las responsabilidades de Travelife y de todos los que trabajan para y con nosotros, a la hora de cumplir y mantener nuestra posición con respecto a los sobornos y la corrupción; y

Ofrecer información y asesoramiento a todos los que trabajan para y con nosotros sobre cómo reconocer y abordar los problemas de corrupción y sobornos.

Las personas culpables de soborno y corrupción pueden recibir penas de hasta diez años de prisión y, si se demuestra que hemos participado en algún asunto de corrupción, podríamos enfrentarnos a grandes multas y un enorme daño a nuestra reputación. Por eso nos tomamos muy en serio nuestras responsabilidades legales.

Hemos identificado los siguientes factores como riesgos particulares para nuestro negocio:

El rechazo o cancelación de la suscripción a Travelife puede perjudicar la capacidad comercial de una compañía y, por tanto, actuar como un incentivo para ofrecer sobornos.

Hospitalidad corporativa y obsequios: Existe el riesgo de que la hospitalidad corporativa, como actividades de ocio para clientes o proveedores, y la entrega o aceptación de obsequios se pueda considerar un soborno, especialmente en las relaciones con funcionarios públicos extranjeros.

Pagos de facilitación: Estos son pagos exigidos por funcionarios públicos (o de otro tipo) simplemente para asegurar o acelerar el ejercicio de sus deberes normales (por ejemplo, conceder una licencia, permitir que las mercancías crucen una frontera, etc.). Estos pagos son habituales en algunas jurisdicciones, pero hacerlos, independientemente de lo pequeños que sean, se considera un delito bajo la ley.

Tratamos frecuentemente con funcionarios públicos, a veces en jurisdicciones de alto riesgo.

Hacemos concesiones en varias jurisdicciones, algunas de las cuales pueden considerarse de alto riesgo y en países donde se considera que hay mucha corrupción.

Esta política se aplica a todas las personas que trabajan a todos los niveles para Travelife, incluidos altos directivos, ejecutivos, directores, empleados (tanto fijos, como mediante contrato o temporales), miembros de los comités, auditores, consultores, contratistas, aprendices, empleados en comisión de servicio, empleados desde casa, trabajadores eventuales y de agencia, voluntarios, empleados de prácticas, agentes, patrocinadores o cualquier otra persona relacionada con nosotros, independientemente de donde se encuentre (colectivamente denominados los empleados en la presente política).

Un soborno es un incentivo o recompensa que se ofrece, promete o proporciona para obtener cualquier tipo de ventaja comercial, contractual, normativa o personal.

A efectos de la UK Bribery Act 2010(Ley sobre sobornos del Reino Unido), los delitos pueden clasificarse bajo cuatro categorías: ofrecer un soborno, recibir un soborno, sobornar a un funcionario público extranjero y no impedir un soborno. A continuación se explica más detalladamente cada una de estas categorías.

Ofrecer un soborno

La oferta, promesa o entrega de una recompensa para hacer que una persona realice una función o actividad relevante de forma indebida.

Por ejemplo, ofrecer a un posible proveedor entradas a una convención de viajes, pero solamente si su compañía accede a hacer negocios con nosotros en unas condiciones más favorables. Esto constituiría un delito, ya que se ofrece para obtener un beneficio comercial y contractual. También es posible que se considere que hemos cometido un delito porque la oferta se hizo para aumentar nuestro negocio. Asimismo es un delito que el posible proveedor acepte su oferta.

Recibir un soborno

Aceptar, acceder a aceptar o solicitar una recompensa a cambio de realizar una función o actividad relevante de forma indebida.

Por ejemplo, el proveedor promete ofrecerle alojamiento gratis durante sus próximas vacaciones familiares, pero le deja muy claro que, a cambio, espera que usted les otorgue una buena puntuación en su auditoría. Es un delito que un proveedor le haga este tipo de oferta. Sería un delito si usted aceptase la oferta, ya que lo haría para obtener un beneficio personal.

Sobornar a un funcionario público extranjero

Este es un delito específico que consiste en tratar de influir sobre un funcionario público extranjero con la intención de obtener o conservar un negocio, en una situación en la que a dicho funcionario no se le exige o permite hacerlo por ley.

Por ejemplo, si usted organiza un pago secreto de Travelife a un funcionario público extranjero para acelerar un proceso administrativo, como puede ser hacer el despacho de aduanas de nuestras mercancías para una convención de viajes. El delito de sobornar a un funcionario público extranjero se comete en cuanto se realiza la oferta. Esto es así porque dicha oferta se hizo para darnos una ventaja comercial. También es posible que se considere que nosotros hemos cometido un delito.

No impedir que se cometa un soborno

Esto, el «delito corporativo», se `produce cuando una organización no logra impedir que las personas que trabajan en su nombre participen en un soborno. Este delito de no impedir que se cometa un soborno podría producirse como resultado de las actividades de varias personas que trabajan en nombre de la organización (un empleado, consultor, auditor o agente, por ejemplo), si dichas personas participaron en la aceptación o recepción de un soborno que hizo que su organización consiguiese o conservase un negocio.

Esta política no prohíbe las actividades normales y apropiadas de hospitalidad (tanto si se dan como si se reciben) a o de terceros siempre que se cumplan todas estos requisitos:

  1. Su intención no es influir sobre un tercero para obtener o conservar un negocio o lograr una ventaja comercial, ni para recompensar la provisión o retención de un negocio o ventaja comercial, ni constituye un intercambio implícito o explícito de favores o beneficios.
  2. Cumple la legislación local; se otorga en nuestro nombre, no en el suyo propio.
  3. No incluye dinero en efectivo ni equivalente en efectivo (como tarjetas o vales de regalo).
  4. Es apropiado a las circunstancias. Por ejemplo, en el Reino Unido es habitual hacer pequeños regalos en Navidad.
  5. Teniendo en cuenta el motivo por el que se hace el regalo, es de un tipo y valor adecuados y se entrega en el momento apropiado.
  6. Se entrega abiertamente, no en secreto.
  7. No se debe aceptar ni ofrecer regalos de funcionarios o representantes gubernamentales, políticos o partidos políticos sin la aprobación previa de un alto directivo de Travelife.

Somos conscientes de que la costumbre empresarial de hacerse regalos varía según el país o la región, y que lo que puede ser normal y aceptable en un sitio, puede no serlo en otro. El test que debe aplicarse es si en cualquier circunstancia el regalo o hospitalidad es razonable y justificable. Siempre se debe tener en cuenta cuál es el motivo detrás del obsequio.

¿Qué cosas no resultan aceptables?

No es aceptable que usted (ni nadie en su nombre) haga lo siguiente:

  • Dar, prometer u ofrecer un pago, obsequio u hospitalidad con la expectativa o esperanza de recibir una ventaja comercial, o para recompensar una ventaja comercial ya conseguida.
  • Dar, prometer u ofrecer un pago, obsequio u hospitalidad a un funcionario, agente o representante gubernamental para «facilitar» o acelerar un trámite rutinario.
  • Aceptar un pago de un tercero que sepa o sospeche se ha ofrecido con la expectativa de que supondrá una ventaja comercial para ellos.
  • Aceptar un obsequio u hospitalidad de un tercero si sabe o sospecha que se ofrece o entrega con la expectativa de lograr una ventaja comercial a cambio.
  • Amenazar o vengarse de otro trabajador que se haya negado a cometer un delito de soborno o que haya expresado alguna inquietud al respecto según lo estipulado en la presente política.
  • Participar en alguna actividad que pudiese suponer una infracción de la presente política.

Pagos de facilitación y de favor

No realizaremos pagos de facilitación y de favor de ningún tipo. Los pagos de facilitación suelen ser pequeños pagos no oficiales realizados a un funcionario del gobierno para garantizar o acelerar algún procedimiento oficial rutinario. No suelen pagarse en el Reino Unido pero son habituales en otras jurisdicciones.

Si le piden que haga un pago en nuestro nombre, siempre debe tener en cuenta para qué es ese pago y si la cantidad solicitada es proporcional a los productos o servicios facilitados. Siempre debe solicitar un recibo donde se indique el motivo del pago. Si tiene alguna sospecha, preocupación o preguntas sobre un pago, debe comentarlo con un alto directivo de Travelife.

Los pagos de favor son pagos que se suelen hacer a cambio de un favor o ventaja comercial. Todos los empleados deben evitar cualquier actividad que pudiese llevar, o sugerir, que se hará un pago de facilitación o de favor o que lo hemos aceptado.

Donaciones

No haremos contribuciones a ningún partido político, a menos que sea obligatorio para asistir a conferencias o actos de dicho partido. Solamente haremos donaciones benéficas que sean legales y éticas según las leyes y prácticas locales. No se debe ofrecer ni realizar ninguna donación sin la aprobación previa de un alto directivo de Travelife.

Debe asegurarse de leer, comprender y cumplir esta política.

La prevención, detección y notificación de sobornos u otras formas de corrupción son responsabilidad de las personas que trabajan para nosotros o bajo nuestro control. Es necesario que todos los empleados eviten cualquier actividad que pueda causar, o sugerir, una infracción de esta política.

Debe notificar a un alto directivo de Travelife en cuanto sea posible si cree o sospecha que se ha producido un conflicto con esta política, o se podría producir en el futuro. Por ejemplo, si una compañ´´ía, proveedor o posible proveedor le ofrece algo para obtener una ventaja comercial con nosotros o le indica que se necesita hacer un obsequio o pago para conseguir hacer negocios con ellos. Al final de la presente política se indican otras señales de alarma que podrían indicar sobornos o corrupción.

Debemos guardar los archivos financieros y disponer de controles internos adecuados para demostrar el motivo comercial de cualquier pago a terceros.

Debe declarar y mantener un registro por escrito de todo tipo de hospitalidad u obsequios aceptados o entregados, que se someterá a revisión de la directiva.

Debe garantizar que todas las reclamaciones de gastos relacionados con hospitalidad, obsequios o gastos incurridos a terceros se entreguen según nuestra política de gastos y registrar específicamente el motivo de dichos gastos.

Todas las cuentas, facturas, memorandos y otros documentos y archivos relativos a las transacciones con terceros, como clientes, proveedores y contactos comerciales, deben elaborarse y guardarse con estricta precisión y exhaustividad. No se debe guardar ninguna cuenta fuera de los libros de contabilidad ni ocultar pagos indebidos.

Si le preocupa algún asunto o sospecha alguna actividad indebida debe notificarlo a la mayor brevedad posible. Si no está seguro de si una actividad concreta constituye un soborno o corrupción, o si tiene cualquier otra pregunta, deben consultarlo con un alto directivo de Travelife.

Es importante que informe a un alto directivo de Travelife en cuanto sea posible si un tercero le ofrece un soborno, si le piden que realice uno, sospecha que esto podría ocurrir en el futuro o cree que es víctima de otra forma de actividad ilegal.

A los empleados que se niegan a aceptar u ofrecer sobornos, o que notifican una inquietud o la mala conducta de otra persona, a veces les preocupan las posibles repercusiones. Nuestro objetivo es promover la transparencia y apoyaremos a todas las personas que notifiquen preocupaciones genuinas de buena fe según lo estipulado en la presente política, incluso si resultan estar equivocadas.

Estamos comprometidos a garantizar que nadie se vea perjudicado por rechazar un soborno o negarse a participar en actividades de corrupción, o porque notifiquen de buena fe sus sospechas de que se ha producido un posible soborno u otro tipo de delitos de corrupción, o de que podrían producirse en el futuro.

Entre las posibles repercusiones se encuentran despidos, medidas disciplinarias, amenazas u otro tipo de perjuicios relacionados con la notificación de una preocupación. Si cree que ha sufrido algo de esto, debe informar inmediatamente al responsable de cumplimiento (Compliance).

Nuestra política de tolerancia cero frente a la corrupción y los sobornos debe comunicarse a todos los proveedores, contratistas y socios comerciales al comienzo de nuestra relación de negocios y según sea necesario de ahí en adelante.

A continuación se ofrece una lista de posibles señales de alarma que podrían surgir durante su trabajo con nosotros y que podría despertar inquietud según varias leyes anticorrupción y antisoborno. Esta lista no pretende ser exhaustiva y se ofrece con fines exclusivamente ilustrativos. Si se encuentra con alguna de estas señales de alarma durante su trabajo para o con nosotros, debe notificarlo inmediatamente a un alto directivo de Travelife:

Se entera de que un tercero participa, o ha sido acusado de participar, en prácticas comerciales indebidas.

Averigua que un tercero tiene reputación de pagar sobornos, o exigir el pago de sobornos, o es conocido por tener una «relación especial» con funcionarios públicos extranjeros.

Un tercero insiste en recibir una comisión o el pago de una tarifa antes de comprometerse a firmar un contrato con nosotros, o a realizar una función o proceso gubernamental para nosotros.

Un tercero solicita pagos en efectivo o se niega a firmar un contrato formal de comisiones o tarifas, o a proporcionar una factura o recibo por un pago realizado.

Un tercero solicita que se haga un pago a un país o lugar geográfico distinto del suyo de residencia o trabajo.

Un tercero solicita una tarifa o comisión adicional inesperada para «facilitar» un servicio.

Un tercero exige una actividad de ocio o obsequios de lujo antes de comenzar o continuar las negociaciones de un contrato o la provisión de servicios.

Un tercero solicita un pago para «pasar por alto» alguna posible infracción legal.

Un tercero le solicita empleo o alguna otra ventaja para un amigo o familiar.

Recibe una factura de un tercero que no parece ser estándar o está personalizada.

Un tercero insiste en el uso de documentos independientes o se niega a poner las condiciones acordadas por escrito.

Se da cuenta de que nos han facturado por el pago de una comisión o tarifa que parece demasiado cara para el servicio indicado.

Un tercero solicita o exige el uso de un agente, intermediario, consultor, distribuidor o proveedor que no solemos utilizar o que no conocemos.

Un tercero le ofrece un regalo inusitadamente generoso o una hospitalidad de lujo.